Sử dụng nguyên tắc S.M.A.R.T trong quản lý thời gian và làm việc hiệu quả

0
93

Chúngta đều mong muốn có hiệu quả cao trong công việc, điều này yêu cầu cánhân phải có kỹ năng làm việc và sử dụng quỹ thời gian của mình, mộtmặt đạt được hiệu quả tối đa trong công việc nhưng phải cân bằng giữacuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên, quỹ thời gian thì bất biến.Tài khoản thời gian của mọi người là như nhau, vì thế không phải chúngta có nhiều thời gian để làm các công việc mà làm như thế nào cho hiệuquả với số lượng thời gian đó. Các chuyên gia tâm lý học quản lý, quảnlý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả,trước hết, mỗi cá nhân phải xác định được khả năng làm việc của mìnhdựa trên việc phân tích điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc, địnhhướng, mong muốn sự thành công trong công việc tại thời điểm hiện tạicũng như trong tương lai. Trong công việc chúng ta có thể sử dụngnguyên tắc SMART, dựa trên các nguyên tắc sau.
• S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu.
• M-Measurable: Đo đếm được.
• A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình.
• R-Realistic: Thực tế, không viển vông.
• Time bound; Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.
S-Specific: Các công việc chúng ta cần triển khai vàlên kế hoạch một cách rõ rằng, cân đối thời gian cho mỗi công việc, sắpxếp đủ thời gian, tránh lãng phí.
M-Measurable: Thời gian cũng như công việc cần phảiđược cụ thể hóa bằng các con số. Khi xác định được mục tiêu, cá nhâncần viết mục tiêu đó ra giấy, đặt tại những nơi chúng ta có thể quansát được như một lời nhắc với chúng ta khi thực hiện công việc cho từngthời gian cụ thể. Cách này giúp chúng ta luôn nhớ đến công việc củamình, tránh bỏ quên hoặc đến gần hết hạn như thế ảnh hưởng tới chínhcông việc đã đề ra và những công việc hiện tại.
A-Achievable: Trên cơ sở thực tế, những yêu cầu vớicông việc, cùng với khả năng, năng lực của bản thân, chúng ta hãy lậpkế hoạch chi tiết để thực hiện. Chúng ta sẽ tính thời gian cho mỗi côngviệc, mỗi giai đoạn. Trong khi lập kế hoạch, nên chia nhỏ mục tiêu vàthời gian để chúng ta đối chiếu xem mình đã làm đến đâu, chậm chễ ởkhâu nào, như vậy sẽ giúp chúng ta biết được kết quả công việc và điềuchỉnh kịp thời.
R-Realistic: Xem xét công việc dựa vào khả năng thựctế của mình, và những điều kiện hiện có. Xác định khả năng và thời giancó thể làm được thì đảm nhận, và phân bố hợp lý. Tránh tình trạng chủquan.
Time bound: Lưu ý đến thời hạn để đạt được mục tiêu đãvạch ra. Chúng ta còn bao nhiêu thời gian để đạt được mục tiêu, khi đãđưa ra thời gian cá nhân phải luôn luôn ý thức về thời gian cho côngviệc của mình. Đặc biệt trong làm việc nhóm chúng ta cũng cần có sựthông báo và hỗ trợ các thành viên của mình về thời gian và khối lượngcông việc. Chia sẻ và giúp nhau đạt đến mục tiêu đã đề ra.
Ngoài ra, một yếu tố nữa chúng ta cũng cần quan tâm đó là bầu không khívà động lực làm việc, bầu không khí cởi mở thoải mái và đoàn kết giữacá nhân, tập thể giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn, sự khích lệ vàthỏa mãn nhu cầu cơ bản chính là động lực làm việc. Tránh được những áplực không cần thiết và những thời gian vô bổ cho những suy nghĩ, sựchen lấn bởi tính ích kỷ, quan điểm cá nhân cho công việc chung, bởinhững điểm này ảnh hưởng và tiêu tốn thời gian, ảnh hưởng đến hiệu quảlàm việc.
Thực hiện tốt những gợi ý trên giúp chúng ta tận dụng được thời gian vàsử dụng hiệu quả thời gian trong công việc một cách tối đa.
 
Lê Minh (tamly)